Communication Skills Handout Essay

COMMUNICATION SKILLS COMMUNICATION SKILLS CONTENTS Introduction  Communication Theory  The Development of Language in Humans  Evolutionary psychology  Empathy  Which theory? 2  2  3 3  3  4 Reading body language Five guidelines for reading body language:  1  Focus attention on the most helpful cues  2  Read non–verbals in context. 3  Note discrepancies. 4  Be aware of your own feelings and bodily reactions. 5  Reflect your understanding back to the other part for confirmation. 4 6  6  7  7  7  7 Listening Skills

Active Listening  A model of Listening Skills  Attending Skills  An involving body posture  Appropriate gestures  Eye contact  An environment free of distractions  Following Skills  Openers  Little encouragements  Use just a few questions  Silence 15  Reflecting Skills  Speaker problems  Listener problems  The Paraphrase  Reflection of feelings  Reflection of meanings  Summarized reflections  References and Further Reading 8 8  9  10  10  11  11  12  12  12  14  14  16  16  16  17  17  18  19  19 1 COMMUNICATION SKILLS INTRODUCTION This  session  describes  the  communication  process.

We Will Write a Custom Essay Specifically
For You For Only $13.90/page!


order now

In  our  model  for  this  course,  we  concentrate  on  individual  communication,  but  the  principles  and  theories  remain  the  same,  regardless of whether we communicate with individuals or groups, or with society at large. In  this section, we will look at communication theory, reading body language and listening skills. 1  COMMUNICATION THEORY The  theory  shown  in  Figure  1  is  general  for  all  kinds  of  communication,  including  conversation, body language, data networks, and so on. It works as follows: Transmitter Encoding Noise Decoding Receiver Feedback

Figure 1 — A general theory of communication. 1  A  person,  or  source  has  a  message  to  send. This  message  has  to  be  encoded  e. g  coded into English. At this point, a decision has been made about the target audience  — they understand English. Not only that, the coding can go deeper: what flavour of  English  does  the  audience  understand? Cockney  rhyming  slang? Computer  geek  jargon? Businessese? What  about  body  language? Threatening? Appeasing? Powerful? Loving? 2  Having  encoded  the message,  it is  sent  through  the  appropriate  channel  e. g. mail,  conversation,  newsletter,  presentation,  telephone. At  this  point, another  problem  occurs: noise in the channel can  scramble the message. This is easily recognisable  as  a  crossed  line  on  a  telephone  or  using  a  mobile  in  a  noisy  street,  or  even  having2/3 people speaking to you at the same time. In any case, the message can be  damaged. 3  Once  the  message  has  been  despatched,  it  needs  to  be  decoded  by  the  receiver. Again,  there  are  problems. I  can  think  of  occasions  when  I  have  received  abrupt  emails,  and  taken  offence.

The  fault  is  mine,  perhaps,  or  maybe  of  the  original  encoding, but it damages the communication and reduces understanding. 1 For more information, access Wikipedia using Communication as a search term  2 COMMUNICATION SKILLS 4 Having received the message, decoded it and digested it, the receiver should provide  feedback  to  the  transmitter  to  enable  the  transmitter  to  learn  whether  the  communication  was  successful. If  it  did  not  succeed,  the  transmitter  can  try  again,  receive feedback, and so on, sometimes indefinitely. Note: text books describe this model without giving a reference.

If you want to read more on  the subject (and it is complex! ) go to Wikipedia and enter communication models as a search  term. THE DEVELOPMENT OF LANGUAGE IN HUMANS There appear to be two main schools of thought concerning the development of language in  human beings. Evolutionary psychology  The human race originated in Africa and started their migration to the rest of the world around 100,000 years ago. Other forms of human–like species — such as Neanderthal man — lived  alongside Home sapiens and then died out. The reason for their disappearance is not known,  but Neanderthal man died out in Britain around 35,000 years ago.

Now, since the whole of the  human  race  has  a  language  capacity,  it  seems  reasonable  to  suppose  that  it  was  already  developed by the time that the migration from Africa began. Indeed, anatomical studies show  that the larynx moved to its current position around 200,000 to 300,000 years ago. The lower  larynx allows humans to generate a wider range of sounds, but it comes at a price: it brings a  higher risk of choking. However, the larynx only provides the capacity for language: it doesn’t  mean that humans actually used it — but it does seem reasonable to suppose that they did.

The next point concerns why humans needed such a sophisticated system as language. The  British anthropologist, Robin Dunbar, challenged the prevailing assumption that language was  needed  for  efficient  hunting. He  suggested  that  language  was  needed  to  exchange  information  about  the  social  environment. His  view  was  based  on  the  observation  that  humans  started  to  live  in  much  larger  groups  of  about  150,  around  the  time  that  they  developed the larynx. Groups are held together by alliances, networks, altruism — all subjects  that  we  will  examine  later  in  the  course.

Humans  needed  to  gossip,  to  obtain  the  valuable  social information about who you can trust — they didn’t want to be cheated and so learn the  hard way that someone is a cheat. This may explain our present–day fascination with gossip! This  theory  is  criticized  by  Paul  Ehrlich  of  Stanford  University. He  claims  that  the  brain  is  much too complex to be pre–programmed in this way. Empathy  Various  animal  species,  including  humans,  can  learn  to  do  something  by watching  others. Research  in  the  early  1990s  by  Giacomo  Rizzolatti  and  his  colleagues  at  the  University  of 3 COMMUNICATION SKILLS

Parma  discovered  neural  activity  in  a  particular  site  in  the  brain  when  a  monkey  was  performing a task, and also when the monkey was watching someone perform the task. The  researchers  named  the  cells found  at  this  brain  site mirror  neurons. Other  researchers  then  set  out  to  discover  whether  humans  had  similar  mechanisms  in  their  brains. Vilayanur  Ramachandran and colleagues at the University of San Diego have apparently shown, using  brain imaging techniques, that the neurons do exist in humans. Rizzolatti proposed that mirror  neurons could be the link between action and communication.

Interestingly,  human  evolution  took  the  ‘Great  Leap  Forward’  somewhere  between  45,000  and  75,000  years  ago. This  is  the  period  when  symbolic  art  appeared  (pictures  appeared  around  30,000–40,000  years  ago),  followed  by  a  significant  jump  in  the  complexity  of  tools  and  weapons  and  the  invention  of  rituals  such  as  burying  the  dead  with  beads  and  flowers. Ramachandran  thinks  that  mirror  neurons  may  be  responsible  for  this. These  cultural  advances ‘stuck’ in the minds and memories of the population because it had the capability to  imitate and understand the actions of others.

Ramachandran has performed studies on autistic children that show that they do not seem to  have the same functioning mirror neurons as the rest of the population. This implies that we  use mirror neurons to empathise with others in order to understand their emotional state. Which theory? There is clearly a disparity of dates between the two theories described here. Indeed, writing only appeared around 5,000–6,000 years ago. Research continues, but the approach we will  take in this course is as follows:  n  The  concept  of  mirror  neurons  will  be  used  to  explain  individual  processes  such  as  body language.   The idea of communication being important for gossip will be used to explain political  and group processes. READING BODY LANGUAGE Human beings have only had a language faculty for a relatively short period in their history. This  does  not  mean,  however,  that  Homo  sapiens  did  not  communicate  before  then. The  studies described in the previous section suggested that early forms of communication were  based  upon  mimicry  and  empathy. It  seems  that  early  man,  in  order  to  understand  what  another was saying, mimicked their body movements, then felt what those movements meant? . e. s/he  used  empathy. We  have  already  seen  that  studies  of  how  the  brain  works  have  revealed  the  existence  of  mirror  neurons. These  neurons  can  translate  actions  that  we  observe  into  feelings. So,  if  I  observe  a  boxer  taking a  hard  punch,  I  can  feel  it,  and  wince  automatically. 4 COMMUNICATION SKILLS The  implications  of  this  are  enormous. It means  that  people  are  speaking  to  us  all  the  time  using  body  language. It  also  means  that  we  may  be  deceitful  and  lie  using  words,  but  we  cannot lie with our body language.

This explains why body language is so important, and why  we must attend to it. Indeed, an old colleague of mine used to say “Always tell the truth — it’s  easier to remember. ”  How  can  we  use  this  in  practice? A  recent  TV  programme  (Spring  2004)  sought  to  help  viewers  read  the  body  language  of  important  people. They  proposed  that  there  were  three  useful categories of body language:  Transitions: this  is  where  a  person  moves  out  of  or  into  their  comfort  zone. Their  body  language displays this transition.

For example, Prince Charles alights from his official car and  immediately  starts  fiddling  with  his  tie,  cuff–links,  jacket,  and  so  on. He  feels  comfortable  in  his  official  car,  and  will  shortly  adjust  to  his  new  environment,  but in  the  intervening  period,  you will see him fiddling. Prince William has an even more pronounced habit. When he leaves  his comfort zone, he rubs the top of his head. When he re–enters it, he does the same. There  is a clear physical separation of these two zones. Leakages:  this  is  the  term  given  to  those  displays  of  body  language  that  betray  our  real  feelings.

George  W  Bush,  for  example,  bites  his  cheek  when  he  is  uncomfortable. This  is  quite  extraordinary  because  his  body  language  is  so  consistent,  strutting  almost. When  challenged  on  this  apparently  arrogant  manner  of  his,  he  replied:  “In  Texas,  we  call  it  ‘walking’”. Power displays: this is the big one. These are the displays that let the other person know that  you are more powerful than they are. George W Bush is very, very impressive in this regard. The main way of doing this is by physically touching the other person, grasping their arm and  propelling them where you want them to go.

For example, Tony Blair greets the US President  at  the  front  door  of  No. 10. Traditionally,  the  host  invites  the  guest  inside  and  the  guest  precedes  the  host. However,  this  simple  action  at  another  level  implies  that  the  person  entering last is the most powerful. So Bush immediately extends a hand, touches and guides  Tony  before  him  through  the  door. Bush  is  in  charge. A  few  years  ago,  President  Clinton  invited Yasser Arafat and the Israeli leader to peace talks at his holiday retreat in America.

A  newsreel  recorded  the  antics  of  the  two  middle–eastern  leaders  when  invited  inside  after  a  photocall. There  was  an  astonishing  scene  where  Arafat  and  the  Israeli  physically wrestled  with each other to avoid being first through the door after Clinton. It was important for each of  them to demonstrate their superior power over the other. Bush  can  achieve  this  superiority  with  all  the  major  leaders  of  the  world,  demonstrating  his  greater power physically as well as politically. However, he can’t cope with our Royal family.

The Queen and Prince Philip are so sure of their power and position that they don’t play the  game. Bush  doesn’t  know  what  to  do  in  their  company,  and  so  displays  great  discomfort  (through “leakage” signs). 5 COMMUNICATION SKILLS Incidentally, this action of touching to demonstrate power over the other person could explain  the problems caused by men touching women in public. There are great issues of power and  control  between  men  and  women,  almost  always  below  the  surface,  so  if  touching  implies  power, then women do not want to be touched by men.

FIVE GUIDELINES FOR READING BODY LANGUAGE: 1  2  3  4  5  1  Focus attention on the most helpful cues. Read non–verbals in context. Note discrepancies. Be aware of your own feelings and bodily reactions. Reflect your understanding back to the other party for confirmation. Focus attention on the most helpful cues Look out for:  Facial expression  n  n  The eyes give away the most information. As  a  person  grows  older,  his/her  most  consistent  emotional  state  seems  to  be  permanently etched on his/her face. Vocal clues  The following voice characteristics are likely to have the following meanings   Characteristic  Monotone voice  Slow speed, low pitch  High voice, emphatic pitch  Ascending tone  Abrupt speech  Terse speed, loud tone  High pitch, drawn–out speech  Posture, gestures and “actions”  A  person’s  posture  and  body  movements  can  speak  volumes  about  his/her  feelings,  self–  image and energy level. The movements of the head, arms, hands, legs and feet can be very 6  Probable meaning  Boredom  Depression  Enthusiasm  Astonishment  Defensiveness  Anger  Disbelief COMMUNICATION SKILLS revealing.

A  person  wishing  to  terminate  a  conversation,  for instance, may  stretch  her  legs,  waggle  her  foot,  straighten  the  papers  on  her  desk,  close  her  briefcase,  and/or  sit  in  an  upright position in preparation for leaving. A  group  will  often  adopt  a  body  language  consensus. The  leader  needs  to  read  that  consensus  and  respond  to  it. The  posture  may  suggest  low  energy  levels,  indicating  the  leader should terminate proceedings or energize the group. 2  Read non–verbals in context. No single motion ever stands alone. It is part of a pattern and its meaning is best understood  in context.

For example, a wrinkling of the nose can mean something unpleasant, such as  a  smell, or a sign of affection. 3  Note discrepancies. When  there  is  a  discrepancy  between  words  and  body  language,  both  messages  are  important. It  probably  means  that  the  person  is  experiencing  some  conflict  and  may  not  be  admitting his/her own feelings to him/herself. 4  Be aware of your own feelings and bodily reactions. Knowing  that  the  gestures  and  bodily  movements  of  a  person  are  a  clue  to  that  person’s  emotional  state,  match  those  postures  and  gestures  with  your  own  body. You  will  find  that